Gestão de compras

Gestão de Compras

Compra:

O termo compra pode ser definido como a aquisição onerosa de uma coisa ou de um direito, pelo qual se paga determinado preço.

Gestão de compras

A gestão de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.

A Gestão da aquisição assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesa e não um centro de lucros. (MORAES, 2005)

Função compras

Segundo Arnold (1999) “a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega.

 Ao longo do tempo, a função compras passou a ser imprescindível para a administração de recursos materiais de uma empresa. Hoje saber comprar de forma a beneficiar a organização é determinante não somente para a competitividade, como para a própria permanência da empresa no mercado.

Hoje se calcula que o total gasto pelas empresas com compras varia de 50% a 80% da receita bruta. Portanto, pequenas reduções no custo das aquisições podem repercutir de maneira altamente positiva no lucro da empresa.

Objetivo

A função compras tem quatro objetivos principais: obter mercadorias e serviços na quantidade certa, com qualidade e a um menor custo; garantir que a entrega seja feita de maneira correta; e, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores.

De forma simples, o objetivo da função compras é conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço.

Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet e cartões de crédito. (MARTINS & ALT, 2001, p. 67)

 Atividades relacionadas com compras:

As atividades relacionadas a compras envolvem uma série de fatores como: seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda.

Setor de compras

O departamento de compras desempenha um papel fundamental na realização dos objetivos da empresa. Sua missão é perceber as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se responsável pela entrega no tempo certo, custos, qualidade e outros elementos na estratégia de operações.

É  fundamental manter um banco de dados de fornecedores atualizado, ter poder de negociação e estabelecer um relacionamento baseado na confiança mútua com o fornecedor.

Segundo Moraes (2005) o departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. “Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa”.

Importância dos bancos de dados: fornecer informações sobre os fornecedores para proporcionar melhor negociação.

Informações essenciais dos bancos de dados:

- nome e endereço dos fornecedores;

- prazos de entrega;

- preços médios.

- linha de produtos.

- produtos que atende ou pode atender.

- pessoas de contato.

- tempo de relacionamento.

- email, sítios.

- problemas gerados e soluções.

Paradoxo de compras:

- compras just in time ou em grande escala;

- fornecedor exclusivo ou variedade de fornecedores;

- compra a vista ou compra a prazo.

Funcionário da área de compras - perfil

Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estarem muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos.

Baily et al. (2000) definem o perfil ideal do comprador moderno da seguinte forma:

(...) Vê a função como geradora potencial de lucro: acredita que deve contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Possui MBA; forte base financeira e tecnológica; assume que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, que necessita de contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. Aspira assumir uma diretoria; ansioso para eliminar as deficiências da administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho. Possui metas bem definidas para atingir objetivos, com o uso de melhor planejamento, criatividade e colaboração de outros executivos da empresa.

Seleção de fornecedor

Uma vez tomada a decisão sobre o que comprar, a segunda decisão mais importante refere-se ao fornecedor certo.

Um bom fornecedor é aquele que tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir as quantidades necessárias e pode administrar seu negócio com eficiência suficiente para ter lucros e ainda assim vender um produto a preços competitivos.

Segundo Bertaglia (2006) o processo de seleção de fornecedor não é simples. A complexidade aumenta em função das características do item ou serviço a ser comprado, pois as exigências podem ser maiores ou menores.

O ato de comprar deixou de ser simplesmente o de efetuar uma cotação de preços.

Há três características básicas que devem ser consideradas em um processo de decisão para se selecionar um fornecedor: preço, qualidade e serviço.

A importância da seleção de fornecedores no processo de compras

No contexto competitivo em que as empresas se encontram, faz-se necessário o desenvolvimento de diferenciais para sobrevivência em um mercado em constante mudança.

Nesse cenário, os critérios de avaliação e seleção de fornecedores podem ser utilizados no contexto do gerenciamento da cadeia de suprimentos. A gestão efetiva desta cadeia consiste em vantagem competitiva para as organizações que a compõem. A concorrência acontece, pois, não mais entre empresas do mesmo ramo, mas sim, entre as cadeias de suprimentos e o seu correto gerenciamento (LANGENDYK, 2002).

De acordo com Martins (2005), com o decorrer dos anos, a seleção de fornecedores vem ganhando cada vez mais importância. O aumento no valor dos itens comprados em relação ao total da receita das empresas, a aquisição de produtos de outros países viabilizados pela globalização, a preços competitivos e a crescente velocidade de mudança de tecnologia, acompanhada por uma redução do ciclo de vida dos produtos, são alguns fatores que contribuem para o crescimento da seleção de fornecedores.

Para a seleção de fornecedores existem critérios que têm deixado de ser somente aqueles básicos, ou seja, o preço ao qual o fornecedor oferecia o produto, a qualidade do produto, que deveria atender à especificação mínima requerida pela empresa, e a velocidade de entrega do produto pelo fornecedor.

O custo total de aquisição, que considera todos os custos associados à aquisição do produto; a qualidade total oferecida pelo fornecedor (não somente a qualidade mínima necessária); o serviço prestado pelo fornecedor, que além da velocidade de entrega passou a considerar a confiabilidade, o custo de transporte, a consistência e freqüência de entregas e a flexibilidade do fornecedor; a capacidade tecnológica e de processo do fornecedor; sua saúde financeira; e a estrutura e estratégia organizacional do fornecedor, estão entre os novos critérios que passaram a ser adotados. (GOFFIN et al., 1997 apud MARTINS, 2005).

Há vários fatores que influenciam na seleção de um fornecedor, tais como:

Habilidade técnica: O fornecedor possui habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado?

Capacidade produtiva: A produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consciente, ao mesmo tempo produzindo o menor número possível de defeitos.

Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, é desejável que se escolha um fornecedor confiável, reputado e financeiramente sólido.

Pós-venda: Se o produto tem natureza técnica ou provavelmente necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós venda.

Localização do fornecedor: Algumas vezes é necessário/recomendável que o fornecedor esteja próximo do comprador, ou pelo menos mantenha um estoque local.
Preço: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preços competitivos, não significando necessariamente o menor preço.

Segundo Slack et al. (1999) a definição de com quantos e com quais fornecedores a empresa irá trabalhar faz parte da estratégia de compras.

A empresa poderá trabalhar com fornecedores exclusivos para determinados produtos (single sourcing), vários fornecedores para um mesmo produto (multiple sourcing); com uma rede constituída de poucos fornecedores diretos (de primeiro nível) e uma base maior de fornecedores indiretos, que "fornecem para seus fornecedores" (de segundo e terceiro níveis), ou pode trabalhar com fornecedores internacionais (global sourcing).

A área de Compras deverá ponderar as vantagens e desvantagens de cada um dos modelos e selecionar o que melhor se adequar (ou os que melhor se adequarem) à estratégia e ao alcance da empresa.

O tipo de relacionamento que a empresa pretende manter com os mesmos será também uma condição para a seleção dos fornecedores.

É preciso que o setor de compras mantenha uma base de dados extensa sobre fornecedores potenciais e que seja capaz de sugerir alternativas de materiais e serviços para serem considerados. Dentro do processo de compras, existem, segundo Pozo (2000, p.139), as seguintes atividades centrais:

Assegurar descrição completa das necessidades;

Selecionar fontes de suprimentos;

Conseguir informações de preço;

Colocar os pedidos (ordens de compras);

Acompanhar (follow up) os pedidos;

Verificar notas fiscais (e romaneios respectivos);

Manter registros e arquivos;

Manter relacionamento com vendedores.

Na avaliação de fornecedores potenciais, alguns fatores são quantitativos, e é possível atribuir um valor monetário a eles. Outros fatores são qualitativos e sua determinação exige ponderação. Geralmente, são determinados de forma descritiva.

A seguir, método de classificação, que pode ser utilizado para combinar esses dois fatores principais (quantitativos e qualitativos). Auxiliando o comprador a selecionar o melhor fornecedor:

1. Selecionar os fatores que devem ser considerados na avaliação de fornecedores potenciais.

2. Atribuir um peso a cada fator. Esse peso determina a importância de um fator em relação aos outros.

3. Atribuir uma pontuação para os fornecedores quanto a cada um dos fatores.

4. Classificar os fornecedores.

O processo de seleção de fornecedores é de extrema importância no processo de compras. A seleção de fornecedores precisa ser a mais correta, pois caso aconteça o contrário, as necessidades de compras da empresa não serão perfeitamente atendidas e com isso afetará diretamente a demanda, a qualidade e a logística do produto a ser fornecido.

Níveis de estoque

Os níveis de estoque da empresa, por exemplo, afetam o custo de produção e podem trazer outros problemas para a empresa, como a necessidade de um maior controle, de pessoal e despesas com a sua manutenção. Assim, a área de compras tem uma função importante de cuidar para que os níveis de estoque da empresa estejam sempre equilibrados.

“É importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques”. (DIAS, 2005)

Esta é uma questão delicada e que está diretamente ligada à gestão de compras, pois níveis de estoque, apesar de significarem uma segurança de que a produção não precisará sofrer interrupções, ao mesmo tempo demanda custos na maioria das vezes altos para a empresa, pois tem que ser armazenados e controlados constantemente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais : uma introdução / J. R. Tony Arnold ; tradução Celso Rimoli, Lenita R. Esteves. – São Paulo : Atlas, 1999.

BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento : São Paulo: Saraiva, 2006.

DIAS, Mario. Manual do Comprador : conceitos, técnicas e práticas indispensáveis em um departamento de compras / Mario Dias, Roberto Figueiredo Costa.—2. Ed. – São Paulo: Edicta, 2003.

LANGENDYK, Adriano. Estratégias de logística em uma empresa do setor automobilístico: o caso da Volkswagen-Audi no período 1996-2001. Florianópolis, 2002. 192 p. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção). Departamento de Qualidade e Produtividade, UFSC.

MARTINS, Rodrigo. Estratégia de compras na indústria brasileira de higiene pessoal e cosméticos: um estudo de casos. 2005 : Dissertação (Mestrado) – Instituto Coppead, UFRJ,Rio de Janeiro, 2005.

POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais, uma abordagem logística : São Paulo: Atlas, 2000. 195 p.

SLACK, N. et al. Administração da produção : São Paulo: Atlas 1999.

Exercícios:

1 - Explicar o que é compras e gestão de compras.

2 - Explique a função compras.

3 - Explique os 4 objetivos da função compras.

4 - Quais as atividades relacionadas com compras?

5 -Explique e dê exemplo do paradoxo de compras.

6 - Qual o perfil do profissional de compras?

7 - Quais as características de um bom fornecedor?

8 - Apresente seis fatores para escolha de um fornecedor.

9 - Explique as consequências de nível de estoque alto e baixo.